AusbildungsApp

Ausbildung und Studium – Siedle

Im Projekt „Siedle AusbildungsApp“ wurde durch den Einsatz von Microsoft PowerApps ein bisher unübersichtlicher, papierbasierter Workflow in einen effizienten, interaktiven und digitalisierten Prozess umgewandelt. Auszubildende und Mitarbeitende der einzelnen Abteilungen werden automatisch per E-Mail über den Fortschritt informiert, während alle relevanten Informationen sofort und zentral verfügbar sind. Feedbackbögen werden bequem online ausgefüllt und als PDF im SharePoint archiviert. Gemeinsame sowie individuelle Termine sind übersichtlich abrufbar, und betriebliche Unterweisungen können direkt als abgeschlossen markiert werden.

Projektidee

Bei Siedle legen wir großen Wert auf Tradition und Innovation bei der Gestaltung von Kommunikationslösungen für Gebäude.
Unser Hauptaugenmerk liegt darauf, hochwertige und zuverlässige Produkte zu liefern, die sowohl ästhetisch ansprechend als auch technologisch fortschrittlich sind.
Diese Tradition der Exzellenz pflegen wir seit 1750. Unser Produktsortiment umfasst Türkommunikation, Video- und Sicherheitssysteme, die alle in Deutschland gefertigt werden.

Um weiterhin den Marktanforderungen gerecht zu werden, bleibt die Digitalisierung ein zentraler Fokus. Die Inspiration für unsere Idee entstand, als wir die rosarote Brille abnahmen und veraltete Prozesse angepackt haben.
Nach gemeinsamen Besprechungen, Umfragen und intensiven Diskussionen haben wir uns letztlich für das Konzept einer „Ausbildungs-App“ entschieden.
Diese App soll bestehende, derzeit analoge Prozesse digitalisieren und die Kommunikation erleichtern.
Besonders wichtig waren uns der Einsatzplan und digitale Feedback-Formulare für die Auszubildenden. Unsere App wurde aus dem Wunsch heraus entwickelt, die Ausbildungserfahrung effizienter und organisierter zu gestalten.

Aus eigener Erfahrung wissen wir, wie herausfordernd es sein kann, den Überblick über Termine, Kontakte und wichtige Ressourcen zu behalten. Unsere App bietet eine digitale Lösung, die diese Informationen an einem Ort bündelt und somit die Organisation des Ausbildungsprozesses vereinfacht.

Konzept

Unsere Idee war es, eine App zu entwickeln, die Auszubildende über bevorstehende Veranstaltungen informiert und neuen Auszubildenden einen Überblick über wichtige Kontakte, Abteilungen und Links zu Unternehmensseiten für tägliche Geschäftsaktivitäten bietet. Darüber hinaus sollte sie den Prozess für Feedbackbögen und Abteilungseinsätze effizienter gestalten – ohne Papierverbrauch und unnötige Komplexität.

Vorheriger Prozess:
Früher wurden Feedbackbögen in Papierform ausgefüllt, ausgedruckt, eingescannt und an die relevanten Personen gesendet – ein zeitaufwendiger und ineffizienter Prozess. Betriebseinsätze wurden in Abstimmung mit den Abteilungen in Tabellen erstellt und anschließend an die Beteiligten verteilt. Änderungen mussten einzeln mitgeteilt werden, was dazu führte, dass Informationen nicht rechtzeitig oder verspätet ankamen. Zudem führte der häufige Ausdruck dieser Listen zu unnötigem Papierverbrauch.

Wie ist aus der Idee ein erstes Konzept entstanden?
Wir starteten mit einer Brainstorming-Runde und führten Umfragen unter den Auszubildenden durch, um die Bedürfnisse zu identifizieren. Dabei zeigte sich, dass der größte Bedarf im Bereich der Betriebseinsätze und Feedbackbögen bestand. Diese Prozesse fanden am häufigsten statt und wiesen das größte Potenzial für eine Digitalisierung auf. Aufgrund dieser Erkenntnisse erarbeiteten wir Optionen, um diese Abläufe effizienter und papierlos zu gestalten. Die erste Konzeptidee entstand aus diesen Überlegungen und wurde visuell festgehalten, um die Richtung der App zu definieren.

Ziel:
Die App zielt darauf ab, die Abläufe in den Abteilungen zu vereinfachen und den Auszubildenden die Navigation im Arbeitsalltag zu erleichtern. Mit einem Kalender für Abteilungseinsätze und Schultage sowie einer Liste der wichtigsten Kontakte und Links soll die App offene Fragen schneller klären. Zudem ermöglicht das integrierte Feedbackformular eine kontinuierliche Reflexion über Fortschritte und Entwicklungen – ohne den Einsatz von Papier.

Bestehende Ideen und Recherche:
Zu Beginn unserer Planung gab es keine vergleichbaren Projekte im Unternehmen. Unsere App-Idee war daher eine völlig neue Lösung, die wir von Grund auf entwickelt haben. Da wir keine bestehenden Konzepte oder Vorlagen nutzen konnten, musste unsere App als Pilotprojekt fungieren. Dies ermöglichte es uns, die Bedürfnisse der Auszubildenden und Abteilungen individuell zu berücksichtigen.

Vorteile:
Die Digitalisierung dieser Prozesse bringt klare Vorteile mit sich: mehr Übersicht, weniger Papierverbrauch und gesteigerte Effizienz. Die digitale Lösung ermöglicht es, Informationen leicht zu erstellen, zu bearbeiten und zu teilen, was den Arbeitsalltag sowohl für die Auszubildenden als auch für die Abteilungen vereinfacht. Zusätzlich wird ein wichtiger Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit geleistet, da der Papierverbrauch drastisch reduziert wird.

Vorstellung bei der IT-Abteilung:
Zunächst wurde das Projekt der IT-Abteilung vorgestellt. In diesem Zusammenhang wurden wichtige Fragen besprochen:

• Kann die App in unsere bestehenden Anwendungen integriert werden?
• Werden dafür zusätzliche Lizenzen benötigt?
• Wie sehen die Kosten für die Implementierung und die Lizenzen aus?
• Wer benötigt Zugriff auf die App?

Nach dieser Vorstellung stellte die IT die notwendigen Lizenzen, Zugriffe und Ressourcen bereit. Die eigentliche Entwicklung und der Umfang der App lagen jedoch in der Verantwortung des Projektteams.r die Projektplanung haben wir wichtige Meilensteine festgelegt und terminiert. Siehe Abbildung 1.

Realisierung

Sobald die Ziele und Vorteile klar definiert waren, begannen wir mit der Umsetzungsphase des Projekts. Da keiner von uns zuvor Erfahrung mit PowerApps hatte, stellte das Projekt für alle eine neue Herausforderung dar.

Umsetzungsschritte:
Mit Unterstützung von Online-Ressourcen begann unser Programmierteam mit der Grundentwicklung der App. Es wurden Online-Schulungen angesehen, Erfahrungsberichte gelesen und nach dem Prinzip „Learning by Doing“ gearbeitet. Andere Teammitglieder führten Umfragen durch und organisierten erste Testrunden, bevor wir mit der funktionalen Umsetzungsphase starteten. Während der Entwicklungszeit setzten wir unsere Einsätze in den verschiedenen Abteilungen fort. Viele Abteilungsleitungen baten uns, die bisherigen Fortschritte in internen Meetings vorzustellen. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse nutzten wir, um die App kontinuierlich zu verbessern und die Bedürfnisse der Auszubildenden und Nutzer bestmöglich zu erfüllen.

Rollen und Verantwortlichkeiten:
Unser Projektteam bestand aus drei Auszubildenden, die unterschiedliche Fachbereiche repräsentierten – IT, Elektronik und kaufmännische Aufgaben. Dominik und Erik übernahmen die technische Entwicklung der App, während Jana sich um die Nutzerumfragen und das Sammeln von Feedback kümmerte. Diese klare Rollenverteilung half uns, die Aufgaben effizient zu bearbeiten.

Herausforderungen:
Die größte Herausforderung war das Zeitmanagement, da wir parallel in verschiedene Abteilungsprojekte involviert waren. Zusätzlich erforderten Messen und internationale Praktika eine klare Vereinbarung: Die Anwesenden mussten stets auf dem neuesten Stand bleiben, während die Abwesenden nach ihrer Rückkehr die anderen informierten.

Planung:
Die Umsetzung des Projekts wurde sorgfältig geplant. Da MS PowerApps für uns Neuland war, setzten wir uns einen Einarbeitungszeitraum, um die notwendigen Kenntnisse zu erwerben. Unsere Zeitplanung umfasste auch regelmäßige Treffen, in denen wir Fortschritte besprachen und Aufgaben verteilten. Nach der Vorstellung des Projekts stellte die IT-Abteilung die benötigten Ressourcen bereit, sodass wir die Entwicklungsphasen zügig starten konnten.Links für das Tagesgeschäft und einen Kalender mit allen wichtigen Terminen rund um die Ausbildung.

Funktion

Die primäre Zielgruppe für unser Projekt sind die Auszubildenden und Abteilungsleitungen. Dennoch bietet es auch einen bedeutenden Mehrwert für das gesamte Unternehmen.

Folgende Funktionen wurden in der App realisiert:

Betriebseinsatzplan:
Dieser wird individuell angezeigt, sodass jeder Azubi seine aktuellen und bevorstehenden Einsätze sehen kann. Auch die Abteilungsleitung sieht die jeweiligen Einsätze. Zu Beginn jedes Einsatzes ist eine Sicherheitsunterweisung verpflichtend. Die Bestätigung über die Durchführung dieser Unterweisung kann direkt in der App erfolgen, und die Abteilungsleitung erhält automatisch eine Bestätigungsmail.

Feedbackgespräch:
Nach jedem Betriebseinsatz wird ein Feedbackgespräch geführt. Das dazugehörige Formular wird in der App ausgefüllt, automatisch in eine PDF konvertiert und als Anhang an den betreffenden Azubi, die Ausbildungsleitung sowie die Abteilungsleitung gesendet.

Abteilungsübersicht:
Insbesondere für neue Azubis wurde eine Liste mit allen Abteilungen, Abteilungsleitungen sowie Mentoren implementiert. Über einen Button ist eine direkte Kontaktaufnahme per Teams möglich.
Wichtige Links:
Neben der Personenliste gibt es eine Liste mit den wichtigsten Links zu Seiten und Anwendungen für das tägliche Geschäft. Diese können ebenfalls über einen Button direkt aufgerufen werden.
Ausbildungskalender:
Ein Kalender zeigt bevorstehende Termine in der Ausbildung mit Ort, Personen und Uhrzeit an.
Azubi-Informationsliste:
Um Abteilungsleitungen und Mentoren die Möglichkeit zu geben, sich über die Azubis, die in ihre Abteilung kommen, zu informieren, wurde eine Liste erstellt. Sie enthält persönliche Informationen wie Beruf, Lehrjahr, Ausbildungsbeginn und -ende sowie schulische Details wie Schultage, Klassenlehrer und Schulort.

Geplante Erweiterung – Administrationsseite:
Eine Administrationsseite ist geplant, über die alle Informationen in der App verwaltet werden können. Dazu gehören das Erstellen neuer Betriebseinsätze, das Ansehen der Feedbackbögen sowie die Verwaltung der Informationen zu Abteilungen, Personen und Terminen. Der Zugriff auf diese Seite wird nur ausgewählten Personen möglich sein, die auch direkt über den Administrationsbereich verwaltet werden können.

Der Administrationsbereich befindet sich jedoch noch in der Entwicklung. Viele der Funktionen wurden bereits realisiert, aber noch nicht vollständig abgeschlossen, weshalb dieser Bereich noch nicht im Video zu sehen ist.

Am Ende wurde ein Usability-Test mit allen Azubis durchgeführt. Die Ergebnisse wurden anschließend analysiert und entsprechende Anpassungen in der App vorgenommen. Der nächste Schritt ist die Schulung der Abteilungen im Umgang mit der App.

Innovation und Nachhaltigkeit

Das Projekt soll als „Pilotprojekt“ für andere Abteilungen dienen, um eine breitere Integration von PowerApps in der Zukunft zu ermöglichen und den Gesamtnutzen der App zu steigern.
Die Implementierung der App bietet nachhaltige Vorteile:

Ökologisch reduziert sie den Papierverbrauch um 100 %, senkt den Energieverbrauch und optimiert das Ressourcenmanagement.

Sozial stärkt die App die Auszubildenden, indem sie Individualität fördert und mehr Flexibilität im Lernprozess ermöglicht. Sie bietet jederzeit Zugriff auf Ressourcen, Zeitpläne und Kontakte, was ein persönlicheres und ausgewogeneres Lernerlebnis unterstützt. Zudem fördert sie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Auszubildenden, Mentoren und Abteilungsleitern.

Ökonomisch haben wir uns für die Umsetzung des Projekts mit MS PowerApps entschieden, da unser Unternehmen bereits Office365 integriert hat. Dadurch können wir auf vorhandene Ressourcen zugreifen und sparen sowohl bei der Datenerstellung als auch bei der Datenpflege Zeit. Zudem lässt sich die App nahtlos in bestehende Unternehmensanwendungen integrieren, was die Effizienz unserer IT-Landschaft erhöht.

Da alle Mitarbeitenden bereits mit Office365 arbeiten, können wir über MS PowerApps auf bestehende Daten zugreifen. Die Notwendigkeit, zusätzliche Datenbanken oder Strukturen zu erstellen, entfällt somit. Dies spart nicht nur effektiv Zeit, sondern vereinfacht auch die laufende Datenpflege während der App-Nutzung. Langfristig können Daten auf diese Weise schneller und effizienter ergänzt und verwaltet werden.

Ein weiterer Vorteil ist die schnelle und effiziente Informationsverteilung. Bei Änderungen oder neuen Inhalten werden die betreffenden Personen umgehend per E-Mail benachrichtigt. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und ermöglicht es, spontane und wichtige Informationen effizient und sicher zu kommunizieren.