Die Power liegt in der App

stahlotec GmbH

Projektidee

Unser Ziel war es, ein innovatives digitales Bestellsystem für unsere Fertigungskollegen zu entwickeln. Dieses System ist darauf ausgerichtet, intuitiv und schnell zu bedienen zu sein, um eine reibungslose Beschaffung des benötigten Verbrauchsmaterials sicherzustellen und eine zeitnahe Lieferung zu gewährleisten. Durch die Einführung dieses Systems wollen wir sowohl die Fertigungsmitarbeiter als auch unser Logistikteam erheblich entlasten.

Der Bedarf für diese Lösung entstand aus wiederholten Problemen mit der bisherigen Materialbeschaffung: Unleserliche Handschriften und verlorene Papierbestellungen führten zu unklaren und unsicheren Abläufen. Oft war nicht nachvollziehbar, ob Materialien tatsächlich ausgeliefert, verloren oder gar doppelt geliefert wurden. Zudem hatte die Logistik keine festen Lieferungszeiten, wodurch eine Mehrarbeit entstand. Das bestehende System war geprägt von Zettelwirtschaft und einem Mangel an Transparenz.

Unser Ziel ist es, diese Schwachstellen durch ein digitales System zu beheben, das den gesamten Bestellprozess effizienter und zuverlässiger gestaltet. Wir haben die Möglichkeiten und notwendigen Hilfsmittel geprüft, um eine Lösung zu entwickeln, die den Anforderungen der Kollegen entspricht und gleichzeitig von ihnen problemlos akzeptiert wird. Der Fokus liegt darauf, die Arbeitsabläufe sowohl in der Fertigung als auch in der Logistik zu optimieren und die Transparenz zu erhöhen.

Unser Projekt fand in Zusammenarbeit mit dem RKW Kompetenzzentrum im Rahmen der Digiscouts  statt.

Konzept

Unser Team entstand aus dem vorherigen Projekt der Digiscouts und setzte sich aus den Fertigungsauszubildenden aus dem ersten Lehrjahr und aus den Büro-Azubis aus den Folgejahren zusammen, da dies Vorgabe war. Außerdem gab es noch eine Betreuerin, die mit ihrer Erfahrung weiterhelfen konnte. Auf der Suche nach einer Idee, wurde mehrmals das Problem mit dem Bestellvorgang von Verbrauchsmaterial angesprochen.

Bestellvorgang von Verbrauchsmaterial:

1. Bedarf an Verbrauchsmaterial wird festgestellt
2. Bestellung wird in Form eines Papierformulars ausgefüllt
3. Bestellung wird ausgelöst, in dem das ausgefüllte Papierformular zur Beauftragung an die Logistikabteilung weitergegeben wird.
4. Kommissionierung der bestellten Verbrauchsmaterialien über den Lagerpaternoster
5. Übergabe des bestellten Verbrauchsmaterials an Besteller

Dieser Bestellvorgang wies folgende Nachteile auf:

• Unverständliche Absprachen
• Verlust von Formularen
• Unnötiger Papierverbrauch

Das Team hatte auf diesen Vorgang den Fokus gelegt um zukünftig diese Nachteile zu verhindern. Zusammen mit Kollegen aus der Logistik, sowie aus der Fertigung wurde überlegt, wie dieser Prozess besser gestaltet werden könnte. Da einige aus dem Projektteam die MS Programme gut kennen, bahnten sich direkt Lösungsvorschläge an. Nachdem das Problem ausgiebig geschildert und aufgeschrieben wurde, setzte sich das Team zusammen und ging mehrere Möglichkeiten durch einen einfachen und schnellen Prozess zu erstellen. Das jeder Kollege aus der Fertigung ein eigenes Tablet verwendet, ermöglichte uns direkt neue Möglichkeiten. So kamen wir darauf, die Softwareanwendung SharePoint, Power Automate, Power Apps und MS Teams von Microsoft zu nutzen. Wir nahmen Fotos aller Verbrauchsmaterialen auf und pflegten diese mit allen weiteren Artikelinformationen in unsere SharePoint-Bestandsliste aus dem Lagerpaternoster ein und verknüpften diese mit der erstellen App aus Power Apps. Somit hatten wir eine Bestellmöglichkeit mit Warenkorb, welche dann zu einer ausgewählten Haltstelle in unserm Betrieb geliefert werden sollte. Dann fingen wir an über Power Automate einen Workflow mit den benutzen Programmen zu erstellen. Dies stellte sich aber als Herausforderung dar, welches wir nach mehrmaligen Versuchen nicht allein meistern konnten und zogen somit einen Experten-Kollegen, außerhalb des Projektteams, heran, um uns zu helfen. Nach seiner Erklärung wie es richtig gemacht wird, stand der Gruppe nichts mehr im Weg und sie programmierten den Flow zu Ende und machten Testläufe. Als sich dieser als erfolgreich herausstellte, wurde der gesamte Prozess vom Bedarf-Bestellung-Nachricht-Lieferung durchgespielt. Als dort keine Fehler mehr auftauchten wurde der Workflow veröffentlicht und die Kollegen wurden im Umgang mit der App geschult.

Realisierung

Das Projekt “ Die Power liegt in der App“ wurde im Rahmen von Digiscouts®, einer Initiative vom RKW Kompetenzzentrum zur Förderung der Digitalisierungskompetenz von Auszubildenden in kleinen und mittelständischen Unternehmen, durchgeführt. Es waren einige Meilensteine durch Digiscouts® vorgegeben und so hatte das Team eine grobe Zeitvorgabe, woraufhin sie sich dann die Aufgabenteilung überlegten und diese einem Aufgabenverantwortlichen, mit einer Deadline zuwiesen.

Die Umsetzung unseres Projekts erfolgte in mehreren klar definierten Schritten. Das Team plante und verteilte die Aufgaben:

Aufgabenverteilung (Abteilung/ Person)

1. Koordination des Projektes (Teamleitung aus dem Büro)
2. Bestandsaufnahme des Paternosters, inklusive Bilder, Stückzahlen und Artikelnummern (Auszubildende aus der Fertigung)
3. Implementierung der Apps (Azubis + Kollegen aus dem Büro)
4. IT-Support (IT-Abteilung)
5. Systemtest (Auszubildende, MA-Fertigung + Logistik)

Die Fertigungskollegen übernahmen die Bestandsaufnahme des Paternosters, inklusive Bilder, Stückzahlen und Artikelnummern. Währenddessen erstellten die Büro-Kollegen die Bestandsliste in SharePoint und implementierten die Lösung über Power Automate in Teams. Herausforderungen, wie die Erstellung der Bestell-App in Power Apps, konnten mit Unterstützung eines IT-Experten gemeistert werden. Nach der kleinen Starthilfe konnten wir unsere Probleme im Team bewältigen und sind im Zeitrahmen fertig geworden. Nachdem das Gerüst stand fingen wir mit auserwählten Kollegen aus der Fertigung die App zu testen und Feinheiten und Probleme auszubessern. Als dies Reibungslos lief, veröffentlichten wir die App für die gesamten Firma und fügten kontinuierlich Verbesserungsvorschläge der Kollegen ein, um die die Bestellapp so effizient und einfach zu gestalten, wie es uns möglich ist.

Funktion

Bestellvorgang vor der Digitalisierung

Der Fertigungskollege füllt händisch einen Zettel mit seinem Bedarf aus und übergibt diese der Logistik, welcher dann zeitnahe die Bestellung kommissioniert und ausliefert. Zumeist wird noch abgewartet, ob noch ein Kollege mit seiner Bestellung kommt, um dies zusammen auszuliefern.

Falls niemand in der Logistik anzutreffen war, wurde sich eigenständig am Paternoster bedient oder es wurden Bestellungen gesammelt und in der Logistik abgelegt.

Bestellvorgang nach der Digitalisierung

Innovation und Nachhaltigkeit

In unserem Projekt haben wir mehrere innovative Ansätze verfolgt und selbst entwickelt:

Wir haben eine neuartige Lösung entwickelt, indem wir SharePoint, Power Automate, Power Apps und Teams integriert haben. Diese Kombination ermöglichte es uns, ein nahtloses und benutzerfreundliches Bestellsystem zu schaffen, das auf den Firmentablets der Kollegen verfügbar ist. Außerdem griffen wir nicht auf bestehende Konzepte zurück, sondern haben unser eigenes System von Grund auf neu entwickelt. Dies ermöglichte es dem Team, umfassende Erfahrung zu sammeln und eine maßgeschneiderte Lösung zu erstellen, die genau auf unsere Bedürfnisse abgestimmt ist.

Feedbackbasierte Weiterentwicklung: Wir haben eine Test- und Anpassungsphase implementiert, um kontinuierlich auf das Feedback der Kollegen zu reagieren und die App laufend zu verbessern.

Nachhaltiger Nutzen des Projektes

Ökologisch: Das digitale Bestellsystem trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, da wir die Zettelwirtschaft eliminiert haben. Dies reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die damit verbundenen Transport- und Lagerkosten für Papiermaterialien. Durch die Digitalisierung können wir zudem den Materialfluss effizienter steuern und Über- und Fehlbestände vermeiden, was zur Reduktion von Abfall beiträgt.

Sozial: Die App verbessert die Arbeitsbedingungen in der Fertigung und Logistik, da sie den Kollegen einen einfachen und unmittelbaren Zugang zu Verbrauchsmaterialien bietet. Dies reduziert den Stress und den Zeitaufwand, der zuvor mit der manuellen Bestellabwicklung verbunden war.

Wirtschaftlich: Das neue System führt zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen und reduziert den Verwaltungsaufwand durch automatisierte Prozesse. Dies spart Zeit und Kosten und erhöht die Produktivität. Langfristig wird die Investition in die digitale Lösung durch Einsparungen bei Materialkosten und durch die Vermeidung von Bestellfehlern ausgeglichen.